Aspek Orisinalitas
Ide pembuatan Slip Gaji Online ini muncul dikarenakan keprihatinan terhadap karyawan Telkom yang banyak masih Gagap Teknologi. Slip Gaji Online dipilih dari beberapa ide berdasarkan kriteria sebagai berikut :
- Dapat dimanfaatkan oleh seluruh pegawai
- Menyangkut kebutuhan dasar setiap pegawai
- Dapat memaksa pegawai untuk mulai menggunakan komputer
- Memanfaatkan infrastruktur yang sudah ada
- Mudah dibuat
- Waktu pembuatan yang Pendek
- Maintenance mudah
- Dapat dioperasikan oleh siapa saja
Slip Gaji Online adalah produk software yang dapat menggantikan Slip Gaji Manual yang dicetak dan disimpan dalam amplop seperti yang selama ini dilakukan oleh pegawai yang menangani payroll.
Analisa pemilihan aplikasi SLIP GAJI ONLINE adalah :
- Penerimaan Slip gaji dilakukan minimum satu bulan satu kali
- Setelah proses gaji selesai, dilakukan print out untuk setiap pegawai
- Setelah print out selesai, dilakukan proses memberikan amplop
- Setelah memberikan amplop selesai, dilakukan distribusi kepada setiap pegawai
- Tidak ada database slip gaji yang siap digunakan, sehingga menyulitkan bila pegawai yang bersangkutan memerlukan data slip gaji sebelumnya.
Bisnis proses saat ini :
- Pekerjaan yang sifatnya rutin diharapkan bisa di otomasikan
- Pendistribusian Slip gaji bisa dilakukan melalui Intranet
- Setiap Pegawai telah memiliki user intranet
- Tools berupa software dan server telah dimiliki
- Bisnis Proses yang diharapkan :
2. Aspek Strategis dan Kepentingan Bisnis
- Membuat Aplikasi Slip gaji yang sesuai dengan hasil print out yang telah ada sebelumnya agar tidak menyalahi aturan yang ada dan membuat pegawai tidak mengalami sesuatu hal baru.
- Tetap mempertimbangkan masalah sekuriti data.
- Aplikasi tidak tergantung Operating System, sehingga bisa memanfaatkan server yang ada.
- Bukan merupakan Aplikasi terpisah, tapi merupakan additional aplikasi dari sistem yang telah ada dan banyak digunakan.
- Tidak mengganggu sistem yang telah ada.
- Aplikasi harus dapat diakses dengan mudah oleh user kapan saja dan dari mana saja.
- Aplikasi tersebut di integrasikan dengan Intranet yang telah ada agar dapat mengikuti security sesuai dengan aturan yang ada, serta memudahkan pegawai untuk dapat mengaksesnya.
Pertimbangan solusi yang dibuat adalah dengan melihat oportunity yang ada, yaitu :
- Jumlah user Intranet saat ini berjumlah 14.500 User.
- Jumlah Server Intranet yang ada 36 buah.
- Software yang digunakan sama dengan Aplikasi Intranet.
- Penggunaan server Intranet belum Optimal.
Dengan melihat hal-hal diatas, solusi yang dibuat harus dapat menjawab hal-hal sebagai berikut :
- Pembuatan Aplikasi Murah, mengingat pembangunan dilakukan sendiri dengan memanfaatkan software yang telah dimiliki.
- Aplikasi harus terintegrasi dengan sistem yang ada yang paling banyak digunakan oleh user, sehingga tidak ada lagi investasi baik dari penyedia data maupun user pengguna.
- Aplikasi harus mudah digunakan, baik oleh user maupun oleh penyedia data, mengingat aplikasi ini akan digunakan oleh banyak user dari semua golongan, mulai Pejabat tertinggi hingga pegawai dengan golongan terendah.
- Aplikasi harus dapat digunakan terus-menerus, karena slip gaji akan selalu ada selama TELKOM masih ada.
- Aplikasi harus mudah dalam pemeliharaan, karena digunakan secara rutin dan dalam jangka waktu yang lama.
3. Value Creation
Perhitungan pada proses manual
No. | Uraian | Satuan | Harga | Biaya per Pegawai |
1 | Harga Kertas Cetakan | Rim | 200.000 | 400 |
2 | Harga Amplop | Box | 25.000 | 250 |
3 | Toner | buah | 300.000 | 300 |
Total | 950 |
Untuk 1 (satu) tahun biaya per pegawai : Rp. 950 x 18 = Rp. 17.100,-
Perhitungan pada proses Online
Contoh Perhitungan untuk DivSisfo | ||
1 | Jumlah Pegawai | 107 |
2 | Besar File Database perbulan | 1.750Kb |
3 | Penggunaan Hardisk per pegawai | 16,35Kb |
4 | Harga Hardisk 20 Gb | 540.000 |
5 | Biaya Hardisk per pegawai | 441,45 |
Untuk 1 (satu) tahun biaya per pegawai : Rp. 441,45 x 18 = Rp. 7.946,-
Penghematan per pegawai per tahun : Rp 9.154,- atau 53,5%
Penghematan bisa menjadi berlipat ganda, karena pada tahun-tahun berikutnya tidak ada lagi biaya, bila data yang di simpan hanya 1 tahun.
Selain itu dengan diimplementasikannya Slip Gaji Online akan didapat manfaat dan dampak baik bagi peruahaan maupun bagi pegawai yang bersangkutan.
Manfaat Bagi Perusahaan :
- Proses Pembuatan Slip Gaji hingga didistribusikan ke pegawai lebih cepat.
- Tidak lagi dilakukan print out untuk slip gaji sehingga menghemat :
- Kertas
- Toner printer
- Waktu
- Lebih memasyarakatkan pemakaian komputer yang akan mendukung pencapaian pegawai infocom.
- Meningkatkan komunikasi Perusahaan kepada karyawan, melalui media intranet, karena setiap pegawai selalu akan masuk ke aplikasi Intranet minimal 1 (satu) kali dalam sebulan.
- Meningkatkan image perusahaan dengan memanfaatkan teknologi yang ada untuk kepentingan pegawai.
Manfaat Bagi Karyawan :
- Slip Gaji pegawai dapat diterima tepat waktu.
- Menghindarkan Slip Gaji yang Hilang.
- Pengecekan slip gaji dapat dilakukan oleh setiap pegawai dimana saja, selama masih terhubung dengan jaringan Intranet.
- Memiliki Database slip gaji yang dapat disimpan selama 1 (satu) atau 2 (dua) tahun yang memudahkan pengecekan sewaktu-waktu.
- Setiap pegawai peduli dengan user ID dan passwordnya.
- Setiap pegawai selalu melakukan pengecekan di Intranet sehingga informasi lain yang ada di Intranet dapat disampaikan dengan lebih efektif.
- Masih dimungkinkan untuk mencetak slip gaji untuk keperluan pegawai.
Dampak :
- Setiap pegawai harus memiliki user ID dan password masing-masing.
- Setiap pegawai harus meningkatkan kompetensi dalam pemakaian PC.
Bandung
Yang Membuat
Listyo Dwi Harsono
